年會的舞臺設置方式大多為圓桌式。一個美麗而完美的會場布局自然需要年會的布景。精致的臺布，五彩繽紛的椅套，大面積的絲帶蝴蝶結(jié)裝飾，無論是代表財富的金色，喜慶的紅色，還是氣質(zhì)的優(yōu)雅紫色，都將照亮整個年會的視野。這將是色彩與激情的碰撞。
年會的策劃從活動的初期就開始，一直持續(xù)到實際活動的舉行。事實上，年會結(jié)束后的幾周內(nèi)，會議策劃者就整理好了細節(jié)，并著手后續(xù)工作。年會的策劃包括與客戶緊密合作，設計一個活動，反映客戶的派對愿景，實現(xiàn)活動的目標。雇傭一個專業(yè)的年會策劃人。公司客戶聘請專人策劃年會的各個方面，包括相關細節(jié)和運營項目，并在整個年會活動結(jié)束前對其進行審核。
年會策劃公司一定要了解公司舉辦年會的需求，這是基本也是關鍵的?！耙磺幸钥蛻魹橹行摹笔谴蠖鄶?shù)年會策劃公司的宣言，也是大多數(shù)年會策劃公司努力實現(xiàn)的目標。于是客戶成為整個年會策劃的出發(fā)點。了解公司的需求并不是隨便聊聊就能做到的。這實際上是非常麻煩的。公司的年會策劃需要對公司進行深入的調(diào)查，了解公司的員工，之后掌握大部分員工對演出的期望，以及公司對這次年會的主題、風格和看法。
在制定企業(yè)年會的策劃方案時，一定要明確主題是什么。換句話說,它必須符合公司的類型,以及參與的年度會議上,領導對此事的關注,公司的年度業(yè)績、成本預算的活動,年會的概念,等分配各級細節(jié),指定實施計劃。當然，這也不能排除公司年會主題策劃過程中包含的創(chuàng)意設計元素。只有將這些要素綜合起來，才能保證公司年會的策劃更加完善。
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