用戶在找活動(dòng)策劃公司策劃會(huì)展活動(dòng)時(shí)，要給出一個(gè)大致的預(yù)算范圍，這樣才能確保策劃公司控制好成本，以免出現(xiàn)預(yù)算嚴(yán)重超支的現(xiàn)象。那么，大型會(huì)展活動(dòng)策劃要想控制好成本，策劃人員必須從哪幾方面入手呢？下面就來簡單了解一下：

1.如何解決客人的要求

在處理客人的要求時(shí)，我們必須學(xué)會(huì)充分考慮。比如，為了方便客人在招待會(huì)上見面交友，年會(huì)的策劃人員可以安排低端爵士音樂，以緩解現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的氣氛。

2.活動(dòng)計(jì)劃開始時(shí)間

作為一個(gè)專業(yè)的活動(dòng)策劃人，你必須在活動(dòng)開始前與演員進(jìn)行清晰的溝通。一般來說，音樂表演和娛樂活動(dòng)應(yīng)在正式活動(dòng)開始前至少提前15分鐘安排，以確保年會(huì)不會(huì)冷清。你應(yīng)該向演員們強(qiáng)調(diào)，你必須在客人到來之前做好準(zhǔn)備。如果演員們?cè)谘莩銮岸寂诺脻M滿當(dāng)當(dāng)，你必須事先做好準(zhǔn)備。

3.如果是年度活動(dòng)規(guī)劃站點(diǎn)，那么重要的是能夠擴(kuò)展性能的性能

如果你想延長時(shí)間，負(fù)責(zé)演員的年度活動(dòng)的人員應(yīng)解釋，因?yàn)橐恍r(shí)間將晚，就必須讓相關(guān)部門要找到合適的時(shí)間，而上海將在活動(dòng)策劃公司為了清楚地顯示的時(shí)間成本的擴(kuò)展，你必須告訴樂隊(duì)成員演奏的通知不能采取任何音頻設(shè)備之前。

4.年度會(huì)議設(shè)備的使用

器械是否易碎、粗糙或只是壞的？這是否符合公司的形象？這還是有問題嗎？活動(dòng)圖片或文本是否適用？需要根據(jù)每個(gè)人的需要提前檢查一系列問題。在活動(dòng)當(dāng)天，不要突然發(fā)現(xiàn)設(shè)備的質(zhì)量，從而影響活動(dòng)。

5.是否與公司的標(biāo)志代表的年度盛會(huì)

活動(dòng)策劃人應(yīng)事先與經(jīng)紀(jì)人協(xié)商。如果有一家公司的產(chǎn)品上臺(tái)，一些明星可能會(huì)拒絕上臺(tái)，因?yàn)樗坪踉跒楫a(chǎn)品代言。因此，必須得到對(duì)方的書面同意，否則產(chǎn)品展示位置必須與表演階段分開。

6.需要更衣室

更衣室面積和多少數(shù)量？我們有特殊的要求，如鏡子，特殊照明，桌子，椅子，衣架，儲(chǔ)藏室還是茶？如果有動(dòng)物表演和娛樂節(jié)目，每年舉辦一次的規(guī)劃者必須保證活動(dòng)的開展。為了客人的安全，我們也必須加強(qiáng)安全活動(dòng)。

7.對(duì)服裝有什么要求

演員該怎么穿？他們到現(xiàn)場(chǎng)是直接穿衣服還是換衣服？如果需要大量的人體彩繪或大面積化妝，是否需要單獨(dú)的衛(wèi)生間，更衣室是否需要采取安全措施等，總之，演員的著裝和行為要求必須明確告知簽約演員。

由此可見，要想控制好大型會(huì)展活動(dòng)策劃成本，必須滿足以上幾點(diǎn)要求。如果您還想了解更多關(guān)于蘇州會(huì)展策劃方案、流程、執(zhí)行等內(nèi)容，歡迎前往蘇州策上策官網(wǎng)進(jìn)行詳細(xì)了解。